Les religieux et religieuses sont souvent mentionnés par le titre de Révérend ou Révérende. Ceci est clair lorsque le nom est écrit au complet mais il arrive souvent de trouver les lettres RR PP ou R.R. P.P. ou R.R. S., etc. La règle est que le R de révérend et le P de père est écrit en double pour la forme plurielle (RR PP = Révérends Pères)  mais
avec seulement R P pour la forme du singulier (Révérend Père). Il faut respecter la casse de ces lettres dans la transcription et ajouter une seule balise sur toutes ces lettres et mettre les mots au complet dans l’attribut expansion (ex. « Révérends Pères »). Exceptionnellement, ces abréviations sont parfois uniquement une lettre sans point. Lorsque les deux lettres sont écrites avec des points, il faut transcrire comme ceci  :

R.R. P.P.

Ajout [add]

Sert à indiquer tout ajout de texte en interligne ou en marge. Ne rien mettre dans l’attribut place de cette balise.

Date [date]

(Voir la section Balises dans une page)

Sert à baliser une date complète (c’est-à-dire jour, mois et année) en chiffres ou en lettres (ex. douze 8bre. 1725). Seules les dates complètes doivent être balisées. Il faut saisir le jour, le mois et l’année dans les attributs day, month et year de la balise. Il faut écrire les valeurs en chiffres et sans mettre de 0 devant la valeur de day ou month si c’est moins que 10. Ainsi, le mois de mars est 3 et non pas 03. Si il y a une énumération de dates comme dans l’exemple « 2, 5 et 8 février 1725 », nous balisons uniquement la date complète soit « 8 février 1725 », et non pas le 2, ni le 5.

Incertain [unclear]

Tout ce qui est incertain pour le paléographe. Le paléographe écrit les lettres vues mais met la balise « Incertain » [unclear] sur le mot. Les suggestions possibles peuvent être écrites en français contemporain dans l’attribut de la balise sous alternative.

P.S.: Il faut savoir que lorsque cette balise, tout comme la balise [gap] d’ailleurs, se trouve sur une ligne, cette ligne sera complètement ignorée lors de la création d’un modèle.

Lieu [place]

(Voir la section Balises dans une page)

Essentiellement les lieux d’endroits (toponymes) sans ajouts d’attributs. Voici des exemples courants :

• Une paroisse : il faut baliser le mot « paroisse » avec l’entité nommée (par ex.:  « paroisse de Saint-André »). Il ne faut pas baliser le mot « paroisse » lorsqu’il est tout seul (par ex.: « les habitants de la paroisse »). Cependant, si le texte mentionne la fabrique de la paroisse, la fabrique est alors une organisation et non pas un lieu (par ex.: « fabrique de Saint-André » devra avoir la balise Organisation [organization]).
• Une seigneurie : il faut baliser le mot « seigneurie » avec l’entité nommée (par ex.: « seigneurie de Lauzon ») sans inclure l’article (le, la, les ou l’) qui le précède . Il ne faut pas baliser le mot « seigneurie » lorsqu’il est tout seul (par ex.: « les cens de la seigneurie »).
• Une concession : il ne faut pas la baliser. Cependant, si la concession est bornée par un ruisseau nommé (par ex.: « ruisseau Dostie »), il faudra alors baliser le mot ruisseau avec l’entité nommée.
• Un village, une ville : il faut baliser le mot « village » ou « ville » avec l’entité nommée (par ex.: « village de St-Sulpice » ou « ville de Vaudreuil« ). Il ne faut pas baliser le mot « village » ou « ville » lorsqu’il est tout seul (par ex.: « les habitants du village »).
• Autres : basse ville de Québec, Pays d’en Haut, pays des Outaouais, Pied-du-Courant.

Il n’est pas nécessaire de mettre la balise pour les noms de lieu communs suivants :

• France;
• Montréal;
• Nouvelle France;
• Paris;
• Québec;
• Trois-Rivières.

Il arrive parfois que deux éléments consécutifs demandent d’être balisés par une même balise. À ce moment, il nous est demandé de créer deux balises distinctes puisque celles-ci sont conçues pour être imbriquées. Voyons un exemple :

Nous remarquons qu’il y a une balise pour « route S^t pierre » et une balise pour « Seigneurie de s^t gabriel » puisque ce sont deux toponymes distincts.

Objet [object]

Sert à indiquer tout objet identifié par un nom propre, qu’il soit vrai, fictif, prétendu ou manquant. Elle est notamment employée pour identifier les navires. L’attribut @type permet d’indiquer la nature de l’objet en question, et notamment s’il s’agit d’un bateau, on indique : « boat ».

Organisation [organization]

(Voir la section Balises dans une page)

Cette balise sert à identifier toute espèce d’institution. Elle est notamment employée pour identifier les ethnonymes, mais aussi les institutions gouvernementales, les entreprises, les associations, etc.

Voici ce que nous considérons comme des organisations :

• Amirauté;
• Anglais, Français, Espagnols, etc.;
• Congrégations religieuses (Jésuites, Récollets, Sulpiciens, Ursulines, etc…);
• Conseil d’État du Roy;
• Conseil souverain;
• Domaine du Roy, domaine de l’Occident;
• Église catholique;
• Gouvernement de Trois-Rivières;
• Juridiction de Montréal (District de Montréal après 1763), etc…;
• Nations autochtones (Iroquois, Hurons, Montagnais, Outaouais, etc.). Nous ne balisons pas Sauvages comme une organisation (tout comme nous ne le faisons pas pour Visages pâles, Blancs, Noirs, etc.) sauf si on sait de quelle nation il s’agit (par ex. “Sauvages de la mission de Béccancourt”, etc.;
  ! Note : Lorsque vous utilisez la balise Organisation pour une nation autochtone, veuillez ajouter le mot ‘nation’ dans l’attribut type de la balise. Si l’attribut n’est pas là, veuillez l’ajouter en suivant les instructions dans la rubrique Ajouter un attribut à une balise.
• Ordre de Saint-Louis;
• Prévosté de Québec;
• etc.

Notez bien que si Église catholique, Gouvernement de Trois-Rivières, Prévosté de Québec sont des organisations et doivent être indiqués par la balise Organisation, ce n’est pas le cas pour Église, Gouvernement, Prévosté, et autres mots semblables (par ex. Conseil, Juridiction, etc,), lorsqu’ils sont écrits seuls. Ils sont alors uniquement des noms communs et ne doivent pas être balisés. Par contre, vu qu’il n’y avait qu’une seule Amirauté en Nouvelle France, c’est une organisation lorsque le mot est seul, contrairement à Église, Gouvernement, etc… qui sont des noms communs lorsqu’ils sont seuls.

Personne [person]

Voir la section Balises dans une page)

Cette balise sert à identifier des personnes dans les documents. Ceci permettra de trouver plus facilement les patronymes « Chevalier » ou « Meunier », par exemple, plutôt que les noms communs « chevalier » ou « meunier ». Il n’est pas nécessaire d’ajouter de détails sur la personne balisée, comme les prénoms, noms, dates de naissance ou décès.

Nous balisons seulement les prénoms et noms propres et non pas les noms communs qui servent à les identifier comme père, fils, frère, soeur, veuve, voisin, etc… Ainsi donc, dans une phrase où on trouve « Rodot père » ou « Rodot fils », on ne balise que le patronyme « Rodot » et non pas père ou fils. Il en est de même de la « veuve Lezot », il faut baliser uniquement le patronyme « Lezot ». Il n’est pas nécessaire d’ajouter de détails sur la personne balisée, comme les prénoms, noms, dates de naissance ou décès. Nous ne vous demandons pas d’identifier plus loin la personne mais si vous êtes certain de savoir de qui il s’agit, vous pouvez alors le spécifier dans les attributs de la balise. Par exemple, si vous avez balisé « Lezot » et que vous êtes certain qu’il s’agit de « Marie-Anne Chapelain », vous pouvez mettre « Marie-Anne » dans l’attribut @firstname et « Chapelain » dans l’attribut @lastname.

Si vous devez rechercher un nom dans le PRDH afin de vérifier une graphie, et que vous déterminez que la personne trouvée correspond exactement à celle recherchée, il faut écrire uniquement le numéro situé dans le coin droit de la fiche de l’individu dans l’attribut PRDH (exemple 78823).

Numéro d’identification de la personne dans le PRDHi	Numéro PRDH ajouté dans l’attribut PRDH

Si l’attribut PRDH n’est pas dans la balise, il faut d’abord ajouter un attribut supplémentaire « PRDH » (qu’il faut d’abord créer) à la balise « Personne » [person]. Voir Ajouter un attribut à une balise.

Note : Si le nom de la personne que vous avez recherchée dans le PRDH ne s’y trouve pas, il faut le mentionner en indiquant dans la balise « Commentaires » que le nom est absent afin qu’il soit ajouté dans une liste de la population flottante.

Lors d’une énumération de prénoms d’une même famille, il est demandé de mettre la balise « Personne » [person] sur chaque prénom et d’indiquer son nom de famille dans l’attribut lastname. Optionnel : si vous avez cherché le numéro du PRDH, veuillez le mettre à chacune des personnes.

Ne pas baliser le titre de la personne, seulement le nom (ex. Mr le marquis < de Vaudreuil >). Lorsque le nom d’un individu est composé (soldat, seigneur, noble,
etc…), il faut suivre les règles suivantes pour l’utilisation de la balise [person] :

• • « nom dit » : on met une balise pour tout le nom (ex. Jean Therrien du Ponceau dit Duhaime, );
  • nom avec titre : on met une balise pour tout le nom, incluant le titre (ex. Louis de Buade, comte de Frontenac et de Palluau ou Jean Baptiste Migeon sieur de Branssat
    ;
    Cependant, le titre « sieur », « comte », « marquis », etc… ne doit pas être mis dans la balise si, par exemple, il s’agit simplement « du comte de Frontenac » ou « le marquis de Beauharnois« ;
    
  • Lorsque le nom est entrecoupé d’un ou plusieurs mots qui ne font pas partie de son nom (escuyer, chevalier, seigneur, etc…) , il faut mettre une seule balise [person] qui englobe tout le nom, comme dans cet exemple Jean Bochart chevalier Seigneur de Champigni noroi et Verneuil.
    

    

Saut [gap] et Suppléé [supplied]

Nous appliquons la balise Saut [gap] lorsqu’un passage d’un manuscrit est déchiré, abîmé ou une tache. C’est une balise vide (équivalent d’une espace dans le texte transcrit).

Nous appliquons la balise Suppléé [supplied] lorsque des lettres ne sont pas clairement visibles sur le document mais dont on sait qu’elles étaient présentes (par ex. la suggestion de lettres non visibles à la fin d’une ligne ou en partie effacées par le temps).

Voici un exemple :

La ligne 1-6 nous permet d’appliquer la balise Suppléé [supplied] tandis que la ligne 1-7  nous demande d’appliquer la balise Saut [gap]

Il faut placer la balise à l’endroit où la déchirure ou la tache commence, mettre une espace et reprendre la traduction là où les lettres deviennent visibles à nouveau.

Note 1: il faut se souvenir que lorsque la balise Saut [gap] (tout comme la balise [unclear] d’ailleurs) se trouve sur une ligne, cette ligne sera complètement ignorée lors de la création d’un modèle.

Note 2 : la balise Saut [gap] sert également à indiquer un saut dans la transcription comme, par exemple, un choix effectué par le chercheur d’arrêter sa transcription du manuscrit. Les Gardenotes n’emploient pas cette balise de cette façon puisque nous complétons l’ensemble des pages qui nous sont octroyées. Cependant, nous vous signalons cette possibilité.

Sic [sic]

Sert à corriger une faute inhabituelle dans la graphie. Il faut utiliser la balise « Sic » [sic], et ajouter dans l’attribut correction la signification du mot en français contemporain (par exemple, si le scripteur a écrit « deletz » au lieu de « délai », « constuant » au lieu de « constituant », « agreeament » au lieu de « agrément » ou « principat » au lieu de « préciput »). Par contre, il n’est pas nécessaire de mettre la balise « Sic » [sic] si le scripteur a fait une simple faute d’orthographe (par exemple, il a écrit « mesne » au lieu de « mesme » ou « prciput » au lieu de « préciput ».

Autres balises

Commentaire [comment]

Sert de lien entre les transcripteurs, le réviseur ou le coordonnateur de la façon suivante : « nom du transcripteur : commentaire » (ex. « André: corriger la mise en page »).

Glyphe [g]

Symbole ou glyphe. Cette balise sert essentiellement à signaler les paraphes de notaires ou autres symboles qui ne sont pas des lettres ou des chiffres.

Les croix et autres symboles utilisés comme « marque » de signature doivent être balisés, pour l’instant, avec cette balise. Ex.:

Cependant, lorsqu’il y a des signes de fin de page qui ne sont pas réellement des paraphes, nous devons les ignorer et les enlever de la mise en page tels que:

Balises rarement utilisées

Changement de main [handshift]

Signale tout changement dans la graphie (couleur d’encre, main d’écriture). Cette balise de changement de main doit être utilisée uniquement lorsqu’il y a un changement évident de graphie dans le texte (ex. apostille, texte en marge, ou autre). Ceci ne s’applique pas aux signatures qui sont évidemment de mains d’écriture différentes. Il ne faut pas l’utiliser non plus sur toute une page, par exemple, qui aurait été écrite par un autre scripteur que le notaire du minutier.

Espace [space]

Sert à indiquer une espace laissée volontairement libre par le scripteur parce qu’il voulait y ajouter un mot ultérieurement. La balise peut être intégrée à l’intérieur de la boîte de la ligne comme l’exemple suivant:

ou elle peut se mettre à la fin de la ligne « hors boîte » (ou au début de ligne « hors boîte ») comme ici :

Ainsi, lorsque l’anomalie sera réparée, il sera possible de faire une recherche globale dans tous les documents pour trouver les commentaires contenant ce mot inscrit exactement comme ceci <space>, d’où l’importance de bien l’écrire. Une opération de remplacement de balise sera alors facile à exécuter.