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Guide général
Rappelons ici que le groupe « Les Gardenotes » a été mis sur pied afin de transcrire des documents historiques, au service du projet Nouvelle France Numérique (NFN). Il est chapeauté par le Comité de transcription participative (CTP), constitué d’André Morel et de Pierre Dubois, les créateurs du groupe « Les Gardenotes ».
Tous les mandats sont distribués par Nouvelle France Numérique au Comité de transcription participative qui est le lien entre les Gardenotes et le projet NFN. Toutes les communications entre les deux organismes passent par le CTP.
Le Comité de transcription participative désigne le coordonnateur et le réviseur d’un travail. Il redistribue les mandats de transcription. Il crée les modèles de transcription à partir des collections. Il s’assure de la cohésion du groupe et du respect du code d’éthique. La tâche de transcription étant en constante évolution, il transmet les ajustements ou les modifications des mandats, aux paléographes transcripteurs.
Note : Afin de faciliter la lecture des textes publiés sur ce site, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.
- Il est le lien entre NFN et le groupe Les Gardenotes ;
- NFN lui transmet les projets de transcription et les explications nécessaires à la réalisation d’un mandat ;
- Il gère la saisie d’information des mandats sur la plateforme convenue avec NFN et les autres intervenant (p. ex. Zotero);
- Il crée des modèles, c’est-à-dire qu’il sélectionne une variété de documents ou d’actes différents d’un scripteur sur la période de son étude, de son rôle de greffier, ou en tant qu’intendant, ecclésiastique, chroniqueur, etc ;
- Il transmet le projet au coordonnateur et il s’assure que ce dernier a une bonne compréhension du mandat ;
- Il nomme un réviseur qui vérifie qu’une nouvelle transcription se réalise en accord selon les exigences du mandat ;
- Il est avisé de la fin d’une transcription par le coordonnateur et nomme un réviseur chargé de la vérifier ;
- Il informe NFN du projet terminé et rencontre celui-ci au besoin ;
- Il gère le site web du groupe ;
- Il s’assure de la cohésion du groupe et du respect du code d’éthique.
Chaque utilisateur se voit assigner un rôle lui permettant d’effectuer la tâche à accomplir.
- Lecteur [Reader] : niveau 3
Peut seulement consulter les manuscrits et les transcriptions. - Transcripteur [Transcriber] : niveau 2
Peut modifier les statuts d’avancement des travaux « Nouveau » [New], « En cours » [In Progress] et « Terminé » [Done]. - Editeur [Editor] et Propriétaire [Owner] : niveau 1
Peuvent modifier tous les statuts d’avancement des travaux énumérés plus haut, « Final » [Final] et « Fiable » [Ground Truth].
Dans le logiciel Transkribus, les pages sont définies selon un statut rendant compte de la progression des travaux.
- Nouveau [New]
- En cours [In Progress]
Le statut des pages que les transcripteurs reçoivent. - Terminé [Done]
Le statut des pages que les transcripteurs attribuent lorsque le travail de transcription est terminé. - Final [Final]
Le statut des pages que le réviseur attribue lorsque son travail est terminé. - Fiable [Ground Truth]
Le statut des pages prêtes à être utilisées dans un modèle.
3. Description des postes
Il intervient dans deux sphères distinctes dans le groupe Les Gardenotes. Au niveau technique, il est chargé de la mise en page et du statut des documents anciens téléversés dans Transkribus. D’autre part, il coordonne le travail des équipes de transcripteurs. Il leur distribue le travail. Il veille à ce que les mandats soient livrés conformément aux exigences de NFN.
Le coordonnateur est le lien entre les porte-parole d’équipe, les réviseurs et le CTP. Dans l’exercice des différentes tâches qu’il accomplit, il est appelé à collaborer avec les réviseurs. Il accompagne les équipes que ce soit par une participation ponctuelle aux réunions et en étant disponible pour répondre à leurs questions.
Il a le rôle d’éditeur dans Transkribus.
- Le Comité de transcription participative (CTP) lui transmet les projets et son mandat pour l’ensemble des équipes de transcripteurs ;
- Il évalue le travail de mise en page des projets ;
- assigne le travail de mise en page ;
- s’assure de mettre le statut des pages à « En cours » [In Progress];
- Il désigne l’équipe chargée de réaliser le mandat ;
- Il supervise le travail des équipes selon la démarche proposée dans le fichier Excel Suivi des collections ;
- Il offre un soutien constant aux équipes. Il est la personne ressource vers qui se tourner pour quelque question que ce soit, ou difficulté rencontrée, en cours de travail.
- Lorsqu’une transcription est commencée, il nomme un réviseur chargé d’évaluer la qualité de la transcription, du balisage et que le travail s’oriente dans la bonne direction, avant que la progression soit trop avancée.
- S’il est informé par le réviseur qu’une transcription contient trop
d’erreurs, ensemble, ils chercheront une solution pour corriger la situation. Il communique avec le porte-parole pour expliquer ce qui doit être corrigé et aide l’équipe à retravailler ces pages erronées pour s’assurer que le mandat est dorénavant bien compris ; - Il informe le CTP lorsqu’un travail de révision est complété.
Le porte-parole est le lien entre l’équipe et le coordonnateur. C’est vers lui que le coordonnateur achemine les mandats. Le porte-parole s’assure de bien cerner les exigences d’un mandat et il les transmet à ses coéquipiers. Il communique avec le coordonnateur à différentes étapes dans la progression du travail et à chaque fois qu’il aura des questions à poser ou que l’équipe sera confrontée à quelque difficulté. Il est nommé par l’équipe.
Il a le rôle de transcripteur dans Transkribus.
- Il s’assure des exigences du mandat ;
- Il organise le projet avec l’équipe ;
- Il participe à la transcription du projet ;
- Il communique toute question au coordonnateur ;
- Il avise le coordonnateur d’une transcription commencée après quelques pages afin qu’un réviseur vérifie si le mandat est bien compris ;
- Il modifie le statut des pages selon la progression (Terminé) ;
- Il informe le coordonnateur d’un travail terminé ;
- Il veille à faciliter l’apprentissage d’un nouveau gardenote.
Une équipe est idéalement formée d’un minimum de 3 transcripteurs. Ce sont tous des paléographes ayant reçu une formation. La majorité d’entre eux comptent plusieurs années de pratique en lecture des graphies les plus ardues. L’équipe est autonome dans l’organisation du travail et la méthode qu’elle emploiera pour réaliser un mandat. Les réunions de travail se font sur une plate-forme de visio conférence, comme Zoom, ce qui permet la participation de paléographes de différents endroits, à un travail collaboratif.
Tous les membres de l’équipe ont le rôle de transcripteur dans Transkribus.
- L’équipe reçoit son mandat de son porte-parole ;
- Elle se dote d’une méthode de travail (fréquence des rencontres, distribution du travail et autres). Des rencontres de type “zoom” sont privilégiées afin de permettre aux paléographes de différents endroits de participer ;
- Elle exécute une transcription des pages selon les règles définies par NFN ;
- Elle ajoute les balises selon les exigences du projet ;
- Préalablement à la rencontre finale, il est suggéré que chaque transcripteur ait lu toutes les pages du mandat en cours. Cette manière de procéder rehausse la qualité de la transcription et rend le déroulement de la réunion plus efficace ;
- Le mandat des transcripteurs est rempli lorsque toutes les pages du mandat ont le statut « Terminé » [Done].
Les Gardenotes privilégient le travail d’équipe parce qu’il permet le regard croisé c’est-à-dire la lecture de chacune des pages d’un acte notarié ou d’une ordonnance d’intendant, par tous les transcripteurs d’une équipe, ce qui mène à une transcription rigoureuse des documents.
Il est responsable de la mise en page des textes, c’est-à-dire, d’agencer les différentes zones de texte d’une page, afin qu‘elles se présentent dans le bon ordre de lecture. Il est en contact avec le coordonnateur avec qui il collabore dans certains cas.
Il a le rôle d’éditeur dans Transkribus.- Il reçoit son mandat du coordonnateur ;
- Il s’assure que les pages ont le statut En cours [In Progress] ;
- Il fait la mise en page des pages qui lui sont indiquées selon les règles ci-après ;
- Lorsque le travail est terminé, il en informe le coordonnateur.
La mise en page doit refléter la lecture réelle que l’on fait d’une page de manuscrit. Il faut d’abord lire la pagination de la page (si présente), la date, l’intitulé de l’acte avec les notes « Exp » et autres numéros présents, puis terminer avec le texte principal, incluant les ajouts en marges. Le texte principal peut être scindé en deux zones lorsque, par exemple, un avenant est ajouté après les signatures. Les exceptions sont traitées avec le même raisonnement de la lecture réelle du manuscrit. Des zones spécifiques sont créées pour refléter cette présentation.
Par ailleurs, l’estampille des centres d’archives ne fait pas partie du document.
Exemple 1
- Zone 1 : L’intitulé de l’acte incluant sa date ;
- Zone 2 : Le corps du texte ;
- Zone 3 : Une exception ici : une approbation de mots raturés avec signatures et paraphes même si l’acte n’est pas terminé.
- Zone 4 : Les initiales de l’approbateur de l’ajout en marge. Nous devons mettre cette zone à la suite du texte principal. Il faut ajouter la balise Personne [person] aux initiales déchiffrables et la balise Incertain [unclear] aux initiales impossibles à lire. Il faut ajouter la balise g [glyphe] aux paraphes.
Exemple 2
- Zone 1 : L’intitulé du texte principal de la zone 2. Notez que ce n’est pas un “ajout en marge” ;
- Zone 2 : Corps du texte ;
- Zone 3 : L’intitulé du texte principal de la zone 4. Notez que ce n’est pas un “ajout en marge” ;
- Zone 4 : Corps du texte.
Interligne
Il faut intégrer au texte principal les mots ajoutés en interlignes, à l’endroit précis où ils se situent, pour assurer la fluidité du texte. Il faut ajouter la balise Ajout [add] à l’ensemble des mots en interlignes.
Marge
Il faut intégrer les ajouts en marge à l’endroit précis où ils se situent pour assurer la fluidité du texte en y incorporant les apostilles avec les symboles déjà déterminés.
Exemple 1
Exemple 2
L’apostille du texte principal doit être le dernier symbole de la ligne avant l’ajout en interligne ou en marge. Il faut baliser Ajout [add] l’ensemble des mots d’un ajout en marge ou d’une écriture en interligne, en incluant l’apostille.
Exemple des initiales en marge
Cet exemple d’initiales dans la marge, justifie la création de la troisième zone dans cette page.
Les apostilles doivent être signifiées de la façon suivante avec les symboles Unicode suivants créés dans votre clavier virtuel.
Note : Saisissez l’apostille 
(dagger) autant de fois qu’il est nécessaire pour représenter les symboles suivants : 
Il est responsable du contrôle de la qualité des travaux exécutés par les équipes de transcripteurs. Il intervient à différentes étapes de la réalisation d’un mandat afin de s’assurer que la transcription et le balisage sont conformes aux exigences de NFN. Il est désigné par le coordonnateur. Un guide détaillé des règles de révision lui est remis.
Il a le rôle d’éditeur dans Transkribus. Il a suivi une formation de mise en page selon les règles de NFN.
- Le coordonnateur lui remet le mandat pour une équipe à laquelle il est associé ;
- Il vérifie les premières pages de l’équipe dès qu’elles sont à Terminé
[Done], afin de s’assurer que le mandat a été bien expliqué. S’il y
trouve des incompréhensions, il en informe le coordonnateur ; - Il vérifie le statut des pages à réviser (elles doivent être à Terminé [Done]) ;
- Il révise les pages qui lui sont assignées selon les règles ci-après ;
- Il modifie le statut des pages révisées à Final [Final] ;
- Lorsque le travail est terminé, il en avise le coordonnateur.
- Il vérifie d’abord que le texte des trois premières pages a été transcrit selon les règles de NFN. Cette vérification consiste à regarder tous les mots de ces pages pour vérifier la rigueur dans la transcription, la saisie des balises, etc…
- Si le document contient trop d’erreurs, il planifie une rencontre avec le coordonateur afin de corriger la situation. Si besoin, le coordonateur fait ensuite un suivi avec l’équipe ;
- Il vérifie ensuite les autres pages du mandat. Pour ce faire, il choisit aléatoirement un minimum de trois lignes à différents endroits du texte par page. S’il y constate un nombre important d’erreurs, il vérifie de plus grandes portions du texte de cette même page ;
- Il vérifie que les balises ont été bien attribuées ;
- Il vérifie et enlève les commentaires [Comments] des transcripteurs. Les questions de l’équipe, qui ne sont pas déjà abordées dans la documentation du site, sont dirigées vers le coordonnateur.